icon-search

Jak skutecznie zwiększyć produktywność? Metoda Getting Things Done – Krótki przewodnik dla software dewelopera.

Karolina Rut 12.03.2018

Getting Things Done nie jest metodą skomplikowaną, zaś jej implementacja nie powinna nikomu przysporzyć problemów. Pojawia się jednak wiele wątpliwości co do łączenia GTD z innymi popularnymi metodykami.

Jak zatem uzyskać maksymalną produktywność dzięki umiejętnej integracji GTD m.in z metodyką SCUM i techniką Pomodro?
Czy GDT może być skutecznie wykorzystana w pracy zespołowej?
Jaka jest aplikowalność tej metody w pracy software dewelopera?
W tym artykule postanowiliśmy odpowiedzieć na powyższe pytania.

Getting Things Done – czyli jak oczyścić umysł i zwiększyć produktywność

grafika1

Opracowana przez Davida Allena i opisana w książce wydanej w 2001 roku metoda Getting Things Done (GTD) jest obecnie jedną z najbardziej popularnych metod planowania i zarządzania zadaniami. W dużym skrócie polega ona na priorytetyzacji zadań i utrzymaniu zdrowej perspektywy wobec zaplanowanych działań. (więcej informacji o samej metodzie znajdziecie tutaj -> https://gettingthingsdone.com/)

Główną receptą Allena na bezstresową, efektywną pracę jest wyrzucenie z głowy wszystkich zadań i planów, które mamy. Jak tego dokonać? Allen sugeruje by wszystkie czynności, które mamy do wykonania spisać oraz odpowiednio skategoryzować. Owa segregacja zadań opierać ma się na tzw. klastrach – czynnościach, które są ze sobą związane, lub mogą być wykonywane bezpośrednio po sobie.

Przykładem takich działań może być np. wykonanie szeregu rozmów telefonicznych, odpowiedź na różnego rodzaju wiadomości, czy przeprowadzenie kilku spotkań. W efekcie wykonanie czynności z danego klastra przebiega dużo szybciej i efektywniej, niż gdyby były one połączone z zadaniami o zupełnie innym charakterze. Metoda ta pomaga szczególnie osobom, którym trudno jest się skupić na swoich obowiązkach i które łatwo rozproszyć.

By spis rzeczy do zrobienia był aktualny Allen proponuje cotygodniowe przeglądy spisanych zadań, wyrzucanie tych które są niepotrzebne, określenie priorytetów na nadchodzące dni, czyli dokonanie swoistego oczyszczenia.   


GTD vs zwinne zarządzanie projektami. Czy można skutecznie je połączyć?

grafika2

SCRUM i Getting Things Done zostały stworzone dokładnie w tym samym celu – by zwiększyć produktywność. Różnicą są jednak ich podstawowe założenia – SCRUM jest metodyką zarządzania całymi projektami, podczas gdy GTD można uznawać za holistyczną technikę utrzymania balansu między pracą a życiem prywatnym. Scrum skupia się na pracy zespołowej, w GTD najważniejsza jest jednostka. Mimo tych różnic GTD i SCUM mają bardzo dużo ze sobą wspólnego. Umiejętne ich łączenie może skutecznie przyczynić się do poprawienia produktywności w ramach zespołów projektowych.

Eliminacja odkładania rzeczy na później, czyli jak uwolnić się od prokrastynacji

Kluczem do zwiększenia produktywności, zarówno jednostki jak i całego zespołu, jest wyeliminowanie prokrastynacji.

Scrum realizuje to poprzez zaangażowanie całego zespołu w proces planowania. Zespół zobowiązuje się do wykonania określonej pracy, a postępy w realizacji zadań sprawdzane są codziennych spotkaniach (standup’ach). Dzięki stałemu kontrolowaniu przebiegu działań, możliwe jest szybkie wychwycenie błędów, omówienie problemów, zaś postępy są widoczne dla każdego członka zespołu.

GDT eliminuje zwlekanie dzieląc zadania na następujące po sobie działania, które można wykonywać bezpośrednio, bez konieczności ich przerywania. W praktyce doskonale wpisuje się to w metodologię Scrum, gdzie praca zespołu dzielona jest tak, by odpowiednia jej ilość mogła być wykonana w ramach jednej iteracji, zaś większe procesy podczas planowania dzielone są na łatwe do zarządzania części. Zgodnie z zasadami metodyki Scrum, codziennie podczas stand-upu każda osoba z teamu przypisuje sobie konkretne zadania na dany dzień.  Możliwe jest zatem połączenie obydwu systemów i tworzenie list, na których członkowie teamu mieliby taski przeznaczone do wykonania danego dnia.

Regularne planowanie i przeglądanie postępów

Regularne planowanie i przeglądanie dotychczas wykonanej pracy umożliwia dokonanie kompleksowej ewaluacji postępów. Dzięki temu możliwe jest trzymanie się wyznaczonych priorytetów, zaś wszelkie odstępstwa od pierwotnie stworzonego planu działania są  wykrywane na wczesnym etapie.

Tak jak zostało wspomniane, w Scrum pracę dzieli się na krótkie iteracje (zazwyczaj trwające 2-4 tygodni) zwane sprintami. Te z kolei dzielone są na codzienne standup’y. Owy proces “planowanie – dzielenie pracy – ewaluacja postępu” jest całkowicie zbieżny z tym co proponuje Allen. W GTD bowiem silnie promowane jest codzienne planowanie zadań, zaś kluczowym elementem tej techniki są cotygodniowe przeglądy, podczas których oceniania jest wykonana dotychczas praca, formułowane są również priorytety na kolejną iterację.

Dodatkowo należy pamiętać, że metodyka Scrum została stworzona jako pomoc dla zespołu przy pracy w (jednym) konkretnym projekcie. Dzięki syntezie wspomnianej techniki z GDT software deweloper ma możliwość łączenia zadań z kilku projektów, w których pracuje oraz zadań pozaprojektowych na jednej liście, co z pewnością ułatwia ustalenie priorytetów i uzyskanie szerszej perspektywy.

Elastyczne podchodzenie do zachodzących zmian

Poprzedni punkt dotyczący planowania i regularnego przeglądania postępów skutkuje kolejnym niezwykle istotnym elementem – elastycznością. Możliwość szybkiej odpowiedzi na zachodzące w otoczeniu projektu zmiany są kwintesencją zwinnych metodyk zarządzania projektami. DGT także kładzie duży nacisk na możliwość adaptacji do nowych okoliczności, co szczególnie wyraża się we wspomnianych już wcześniej cotygodniowych przeglądach zadań.

Po pierwsze planuj, po drugie realizuj – czyli łączenie Pomodoro z GTD.

grafika3

Dla wielu GTD jest prostym i intuicyjnym narzędziem do planowania przyszłych działań. Zalety tej metody jednak kończą się w momencie rozpoczęcia realizacji zaplanowanych wcześniej zadań. Brak jest bowiem w GTD praktycznych wskazówek, w jaki sposób skutecznie i efektywnie przejść przez proces wykonania poszczególnych czynności z listy. W tym jednak może nam pomóc technika Pomodoro. Jeżeli jeszcze nie miałeś okazji z niej skorzystać tutaj znajdziesz całościowy przewodnik jak implementować ją do swojej codziennej pracy (https://lifehacker.com/productivity-101-a-primer-to-the-pomodoro-technique-1598992730)

Niezależnie od charakteru wykonywanej pracy, skrupulatne realizowanie zadań w ściśle przeznaczonym do tego czasie może być dla niejednej osoby zbawiennym sposobem na zwiększenie produktywności. Co więcej zarówno GTD jak i Pomodoro zostały stworzone specjalnie pod działania jednostki, dlatego tym łatwiej jest je połączyć. Jedyne co trzeba zrobić to zamienić etap planowania tasków w Pomodoro, z wcześniej już dokonanym całościowym rozpisaniem zadań w ramach GTD, pamiętając przy tym by wszystkie zadania, które można wykonać w mniej niż 2 minuty zrealizować od razu, przetwarzać czynności w klastrach i zgodnie z Pomodoro przeznaczać na określone działanie konkretnie założony czas.

Jak wykorzystać GTD w pracy zespołowej?

grafika4

W wielu opracowaniach pojawia się teza, że największą słabością metody GTD jest brak jej aplikowalności do działań w ramach zespołów. Główną tego przyczyną ma być fakt, że zaplanowane w ramach GTD zadania są co do zasady indywidualne i nie mogą być dzielone przez klika osób.

Faktycznie technika Allena została pierwotnie stworzona jako pomoc w indywidualnym uporaniu się z natłokiem zadań. To jednak nie wyklucza jej przydatności w pracy zespołowej, wręcz przeciwnie, może być jej świetnym uzupełnieniem.

Po pierwsze GTD zapewnia w pracy teamu całkowitą klarowność. Każdy bowiem wie jakie ma zadania do wykonania (na indywidualnym poziomie), jest także świadom które zadania są wśród priorytetów zespołu. Owa jasność sytuacji działa stymulująco na pracę grupy, jak i na każdego jej członka.

GTD zmienia także sposób myślenia o pracy projektowej-jeżeli każdy w zespole jest oddany zasadom techniki GTD, przejrzystość reguł sprawia, że realizacja zadań w grupie przebiega sprawniej i efektywniej.

Należy jednak pamiętać, że GTD nie zostało stworzone jako metodyka zarządzania projektami, technika ta została opracowana w celu wsparcia realizowania zadań na poziomie jednostki wobec czego jej przydatność w pracy grupowej jest z gruntu rzeczy ograniczona.


Jak skutecznie wykorzystać GTD w pracy software dewelopera?

Metoda GTD może być doskonałym narzędziem do zwiększenia produktywności w pracy software dewelopera. Przede wszystkim tak jak każda inna technika porządkowania i priorytetyzacji zadań zapewnia klarowność sytuacji i wskazuje jaki jest aktualny postęp działań. W pracy software dewelopera istotne jest by móc sprawnie powrócić do wcześniej przerwanego zadania – GTD sprawdza się w tym celu znakomicie, umożliwia bowiem oderwanie się od aktualnie wykonywanych obowiązków i powrócenie do nich bez konieczności przypominania sobie, jakie aktualnie zadanie się wykonywało.

Podczas tworzenia oprogramowania jest również niezwykle istotne by móc sprawnie i szybko odpowiadać na wszelkie zachodzące w otoczeniu projektu zmiany. W tym przypadku GTD działa jako nasz system zabezpieczający – zawsze mamy pewność, że mimo przerwania zaplanowanych prac i radzenia sobie z nagłymi przypadkami, po opanowaniu kryzysu powrócimy na właściwy tor i zrealizujemy wszystkie zlecone zadania.

Technika Allena sprawdza się także jako pomoc podczas wprowadzania poważnych zmian do architektury oprogramowania – zarówno jeżeli płyną one z potrzeb wewnętrznych, jak i bezpośrednio od klienta. Przy dużych przeobrażeniach nie jest bowiem trudno o stracenie z pola widzenia priorytetów.  Z GTD wprowadzony zmianami chaos zostaje szybko opanowany, zaś każdy członek zespołu ma przejrzysty obraz wprowadzanych modyfikacji.

Na koniec warto wspomnieć o najważniejszej zalecie korzystania z metody Getting Thing Done jaką jest zapewnienie bezpieczeństwa. Praca software dewelopera wymaga bowiem nie tylko świadomości istniejących zagrożeń, ale także przewidywania tych, które dopiero mogą się pojawić. Przy skomplikowanych, złożonych projektach bez odpowiedniego wcześniejszego przygotowania owa dalekowzroczność jest niemalże niemożliwa. GTD (podobnie jak backlog w Scrumie) w tym przypadku zapewnia nam rozłożenie projektu na mniejsze części, dzięki czemu łatwiej jest stale utrzymywać zdrowy osąd sytuacji i zmierzać do pierwotnie wyznaczonego celu.

 

Bibliografia:

http://www.43folders.com/2006/10/17/robert-peake-part-one
http://www.43folders.com/2006/10/18/robert-peake-part-two
https://functionpoint.com/blog/best-of-both-worlds-double-productivity-with-gtd-scrum/
https://gtdforcios.com/2013/05/28/synthesizing-gtd-and-agile-practices/

Komentarze: 0


Notice: Korzystanie z Motyw nieposiadający comments.php uznawane jest za przestarzałe od wersji 3.0.0! Nie istnieje żadna alternatywa. Proszę zawrzeć w motywie szablon comments.php. in /var/www/html/www_pl/wp-includes/functions.php on line 4592

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *